NF-e de Entrada

Visão Geral

A Nota Fiscal de Entrada é um documento fiscal eletrônico (NF-e) emitido por fornecedores que representa a entrada de mercadorias ou prestação de serviços na empresa. O sistema oferece diferentes formas de entrada das notas e um processo de aceite que automatiza diversas operações relacionadas.

Formas de Entrada de Notas

1. Entrada Automática pelo SEFAZ

O sistema pode realizar consultas automáticas ao SEFAZ (Secretaria da Fazenda) para buscar e importar notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa. Basta ir no menu que tem na imagem abaixo

Como Funciona

Consulta Periódica: O sistema realiza consultas ao SEFAZ utilizando o NSU (Número Sequencial Único) para identificar notas não baixadas anteriormente.

Busca Automática: A configuração EntradaBuscaAutomatica nas configurações de DFE determina se a busca automática está ativa.

Manifestação: Quando uma nota é encontrada no SEFAZ, o sistema automaticamente envia uma manifestação (Ciência da Operação ou Confirmação da Operação) para que a nota possa ser baixada.

Processo Recursivo: O sistema consulta continuamente até que o último NSU seja igual ao máximo NSU disponível, garantindo que todas as notas sejam importadas.

Características Importantes

Limite de Consultas: O SEFAZ permite no máximo 20 consultas por hora. O sistema respeita esse limite.

Bloqueio Temporário: Se houver consumo indevido, o sistema bloqueia novas consultas por 1 hora automaticamente.

Notas Resumidas vs Completas:

Notas resumidas: Quando apenas o resumo da nota está disponível, o sistema cadastra a nota com status “Aguardando SEFAZ” e envia a manifestação necessária.

Notas completas: Quando o XML completo está disponível, a nota é importada completamente.

Timeout: O sistema utiliza timeout de 30 segundos para comunicação com o SEFAZ.

Configuração

Para ativar a busca automática, configure:

Acesse as configurações de DFE

Ative a opção “Busca Automática de Notas de Entrada”

O sistema realizará consultas automáticas periodicamente

2. Entrada por Chave de Acesso

Permite importar uma nota fiscal específica informando apenas a chave de acesso (44 dígitos).

Processo

Informar Chave: O usuário informa a chave de acesso da nota fiscal

Validação: O sistema valida se a chave contém apenas números e possui 44 caracteres

Manifestação: O sistema envia automaticamente a manifestação necessária (Ciência da Operação ou Confirmação da Operação)

Download: O sistema realiza o download da nota no SEFAZ

Importação: O XML completo é importado no sistema

Tratamento de Erros

SEFAZ Fora do Ar: Se houver erro de comunicação com o SEFAZ, o sistema informa e sugere tentar novamente mais tarde

Nota Não Localizada: Se o SEFAZ retornar “Nenhum Documento Localizado”, o sistema orienta a aguardar alguns instantes, pois o SEFAZ pode demorar alguns minutos para disponibilizar a nota

Chave Inválida: Se a chave não for uma NF-e válida, o sistema retorna erro informando que não é uma nota fiscal

3. Importação por XML

Permite importar notas fiscais diretamente a partir de arquivos XML ou ZIP contendo múltiplos XMLs.

Formatos Suportados

XML Individual: Arquivo XML único contendo uma nota fiscal

ZIP: Arquivo ZIP contendo múltiplos arquivos XML de notas fiscais

Processo de Importação

Upload: O usuário faz upload do arquivo XML ou ZIP

Validação: O sistema valida se o XML foi emitido pelo CNPJ da empresa

Parse: O sistema converte o XML em estrutura interna

Verificação de Duplicidade: O sistema verifica se a nota já existe pelo campo chave

Importação:

Se a nota já existe e está com status “Pendente” ou “Aguardando SEFAZ”, ela é atualizada

Se a nota já existe com outro status, o sistema impede a importação

Se é uma nota nova, ela é criada

Status após Importação

Após a importação, a nota fica com status “Pendente” e aguarda o processo de aceite.

Processo de Aceite da Nota

O aceite da nota de entrada é um processo crítico que realiza diversas operações automáticas no sistema.

Pré-requisitos

A nota deve estar com status “Pendente”

A nota deve ser do tipo “Entrada”

A nota não pode estar já aceita anteriormente

Passos do Processo de Aceite

1. Validações Iniciais

Verifica se a nota não está já aceita

Valida os dados obrigatórios da nota

Verifica se todos os produtos vinculados estão válidos

2. Configurações do Aceite

O usuário pode configurar durante o aceite:

Cadastrar Produtos Não Vinculados: Se marcado, produtos que não foram vinculados ao cadastro serão cadastrados automaticamente

Aplicar Cálculo de Venda/Custo: Se marcado, os preços de venda serão calculados automaticamente baseados no custo e margem de lucro

Natureza da Operação: Define a natureza da operação da nota (Uso e Consumo, Compra para Revenda, etc.)

Data/Hora do Aceite: Define quando a nota foi aceita (padrão: data/hora atual)

3. Vinculação de Produtos

A vinculação de produtos pode ser feita de forma automática pelo sistema ou manualmente pelo usuário. A vinculação é importante para que os produtos da nota fiscal sejam associados corretamente aos produtos cadastrados no sistema, permitindo o cálculo de custos, atualização de preços e sincronização de dados.

3.1. Vinculação Automática

O sistema tenta vincular automaticamente os produtos da nota com o cadastro de produtos através de uma ordem de prioridade:

Código GTIN (EAN): Prioridade para vinculação por código de barras

Nome do Produto: Vinculação por nome exato (sem acentos, espaços e case insensitive)

Histórico de Fornecedor: Vinculação baseada em notas anteriores aceitas do mesmo fornecedor com os mesmos códigos

Código do Produto: Última tentativa usando o código do produto no sistema

Características da Vinculação Automática:

A vinculação automática ocorre durante a importação da nota e antes do aceite

O sistema respeita vinculações manuais já feitas pelo usuário

Se um produto foi desvinculado manualmente, o sistema não tenta vinculá-lo novamente automaticamente

Produtos não vinculados automaticamente ficam disponíveis para vinculação manual ou serão cadastrados durante o aceite (se a opção “Cadastrar Produtos Não Vinculados” estiver marcada)

3.2. Vinculação Manual

O usuário pode vincular ou desvincular produtos manualmente através da interface antes do aceite da nota.

Como Funciona:

Vincular Produto: O usuário pode selecionar manualmente qual produto do cadastro deve ser vinculado ao item da nota

Desvincular Produto: O usuário pode desvincular um produto que foi vinculado automaticamente ou manualmente

Restrições:

A vinculação manual só pode ser alterada quando a nota está com status:

“Digitada”: Nota digitada manualmente

“Pendente”: Nota importada aguardando aceite

“Rejeitada”: Nota que foi rejeitada

Não é permitido alterar a vinculação quando a nota está:

“Aceita”: Nota já aceita e processada

“Aguardando SEFAZ”: Nota resumida aguardando XML completo

“Indisponível”: Nota indisponível no SEFAZ

Rastreabilidade:

Quando um produto é vinculado manualmente, o campo EntradaVinculadoPor é preenchido com “Vinculado manualmente”

Quando um produto é desvinculado manualmente, o campo EntradaVinculadoPor é preenchido com “Desvinculado pelo usuário {nome do usuário}”

Isso permite rastrear quem fez a alteração e quando foi feita

Proteções:

Produtos desvinculados manualmente não são vinculados automaticamente novamente pelo sistema

Durante o aceite, produtos desvinculados manualmente têm seus códigos ignorados para permitir o cadastro de um novo produto

O sistema adiciona um código aleatório ao nome do produto desvinculado para forçar o cadastro de um novo produto (o código é removido após o cadastro)

Casos de Uso:

Correção de Vinculação Incorreta: Quando o sistema vincula automaticamente um produto errado, o usuário pode desvincular e vincular o produto correto

Produto Duplicado: Quando há dois produtos similares no cadastro e o sistema vinculou ao errado

Novo Produto: Quando o produto não existe no cadastro e o usuário quer forçar o cadastro mesmo que exista um produto similar

Agrupamento: Quando o usuário quer agrupar itens da nota em um único produto do cadastro

4. Processamento de Produtos (se não for Uso e Consumo)

Se a natureza da operação não for “Uso e Consumo”:

4.1. Forçar Cadastro de Produtos Não Vinculados

Produtos desvinculados manualmente pelo usuário recebem um código aleatório no nome para forçar o cadastro

Esse código é removido após o cadastro do produto

4.2. Cálculo de Custos e Preços

Custos Calculados:

Custo unitário

Custo total (incluindo frete, IPI, ICMS e outras despesas)

Custo médio

Custo ICMS e IPI (alíquotas)

Preços Sugeridos:

Preço de venda à vista (baseado em margem de lucro)

Preço de venda a prazo

Preço de venda atacado

Margens Utilizadas:

Margem padrão da configuração global

Margem específica da categoria do produto

Margem individual do produto (se configurada)

4.3. Sincronização de Produtos

Produtos não vinculados são cadastrados automaticamente

Produtos vinculados têm seus dados atualizados (códigos, preços, etc.)

4.4. Validação de Quantidades Fracionáveis

O sistema valida se produtos com quantidade fracionável estão configurados corretamente no cadastro

5. Sincronização de Fornecedor

O fornecedor (emitente da nota) é sincronizado com o cadastro de pessoas

Se o fornecedor não existir, ele é cadastrado automaticamente

Os dados do fornecedor são atualizados com as informações da nota

6. Cadastro de Contas a Pagar

Para cada duplicata da nota, uma conta a pagar é criada automaticamente

As contas a pagar são vinculadas à nota através do campo ContaPagarId

Descrição padrão: “COMPRA NF {número} DUPLICATA {número da duplicata}“

7. Atualização do Status

Status da nota é alterado para “Aceita”

Data/hora do aceite é registrada

Natureza da operação é salva

8. Sincronização de Códigos

Em segundo plano, o sistema sincroniza os códigos dos produtos após o vínculo

Isso garante que códigos que não foram enviados por proteção após desvinculação manual sejam atualizados

Observações Importantes

Natureza “Uso e Consumo”

Quando a natureza da operação é “Uso e Consumo”:

Os produtos NÃO são vinculados ao cadastro

Os custos NÃO são calculados

Os produtos NÃO são sincronizados

Apenas o fornecedor é sincronizado e as contas a pagar são criadas

Manifestação com SEFAZ

Após o aceite:

A empresa não pode mais cancelar a nota no SEFAZ

A manifestação enviada impede o cancelamento pela empresa fornecedora

Isso garante a segurança fiscal da operação

Validações Críticas

Produtos vinculados devem existir no cadastro

Quantidades fracionáveis devem estar configuradas corretamente

Todos os campos obrigatórios devem estar preenchidos

Status das Notas de Entrada

Pendente: Nota importada aguardando aceite

Aguardando SEFAZ: Nota resumida aguardando disponibilização do XML completo

Aceita: Nota aceita e processada

Rejeitada: Nota rejeitada pelo usuário

Indisponível: Nota que não está mais disponível para download no SEFAZ

Fluxo Completo

1. Nota emitida pelo fornecedor
   ↓
2. Nota disponível no SEFAZ
   ↓
3. Importação (Automática/Chave/XML)
   ↓
4. Status: Pendente
   ↓
5. Usuário realiza aceite
   ↓
6. Sistema processa:
   - Vincula produtos
   - Calcula custos
   - Cadastra produtos (se necessário)
   - Sincroniza fornecedor
   - Cria contas a pagar
   ↓
7. Status: Aceita
   ↓
8. Nota disponível para consulta e relatórios

Informações Importantes

Limites do SEFAZ

Consultas: O SEFAZ permite no máximo 20 consultas por hora por CNPJ

Notas Resumidas: O sistema tenta buscar o XML completo de notas resumidas até 20 vezes por hora

Aguarde: Se muitas notas forem importadas de uma vez, o sistema pode levar alguns minutos para processar todas

Tratamento de Erros

SEFAZ Indisponível: Se o SEFAZ estiver fora do ar ou demorar muito para responder, o sistema informará e você poderá tentar novamente mais tarde

Notas Duplicadas: O sistema detecta automaticamente se uma nota já foi importada

Produtos Inválidos: Se houver problemas com produtos durante o aceite, o sistema informará quais precisam ser corrigidos