Automações do Funil

As Automações do Funil aplicam regras “se isto, então faça aquilo” sobre as oportunidades do CRM. Você define o que acontece quando uma oportunidade entra em uma etapa ou fica parada nela por X dias — e o sistema cria tarefas, manda e-mails, move a oportunidade de etapa ou marca como ganho/perdido sozinho.

Como acessar

1. No menu lateral, clique em CRM > Automações.

A listagem mostra todas as automações com nome, funil vinculado, status (Rascunho, Ativa, Pausada) e canais usados.

Como criar uma automação

1. Clique em + Incluir (ou use o botão Modelos para começar a partir de um template pronto).

2. Preencha os campos do cabeçalho:

   • Nome — identificador da automação (ex.: “Boas-vindas + tarefa de qualificação”).
   • Status — Rascunho enquanto você monta, Ativa para entrar em produção, Pausada para parar sem perder a configuração.
   • Pipeline — a quais oportunidades a automação se aplica.

3. Na aba Regras por etapa, monte as regras direto no diagrama do funil (veja a seção seguinte). Cada regra é composta por gatilho + uma ou mais ações.

4. Clique em Salvar.

O corpo da tela tem duas abas, cada uma com um contador ao lado do nome:

Aba	O que mostra
Regras por etapa	O diagrama (ou a lista) das regras. O contador indica quantas regras a automação tem.
Execuções	O que a automação já fez. O contador indica quantas rodadas foram registradas. Fica indisponível até você salvar a automação pela primeira vez.

Diagrama do funil

Assim que você escolhe o funil, a área Regras por etapa desenha o funil inteiro: cada etapa vira uma coluna, na mesma ordem em que as oportunidades caminham. Dentro de cada coluna ficam os cartões das regras que disparam ali.

No cartão de cada regra você vê, de relance:

• o gatilho (entrou na etapa, ou parado há X dias);
• a lista de ações que serão executadas, com o detalhe principal de cada uma (título da tarefa, assunto do e-mail, etapa de destino);
• os contadores de execução dos últimos 30 dias — quantas deram certo e quantas falharam.

Etapas sem nenhuma regra aparecem marcadas como Sem automação, o que ajuda a enxergar os pontos do funil que ainda estão descobertos.

O que dá para fazer no diagrama

Ação	Como fazer
Criar regra numa etapa	Clique em + Regra no rodapé da coluna da etapa. A regra já nasce vinculada àquela etapa.
Editar uma regra	Clique no cartão. O formulário da regra abre com o cartão selecionado em destaque.
Mudar a regra de etapa	Arraste o cartão para a coluna da outra etapa. O gatilho passa a apontar para a nova etapa, sem precisar abrir o formulário.
Ativar ou pausar uma regra	Passe o mouse sobre o cartão e use o botão de pausa/play. Regra inativa fica esmaecida e marcada como Inativa.
Duplicar uma regra	Passe o mouse sobre o cartão e clique no ícone de cópia. Útil para repetir a mesma configuração em outra etapa.
Remover uma regra	Passe o mouse sobre o cartão e clique na lixeira.

Onde a regra é editada

O formulário da regra abre em um de dois formatos, e o botão no canto do painel alterna entre eles:

• Painel lateral — o formulário fica fixo na lateral direita e o diagrama continua inteiro à vista. Bom para ajustar uma regra olhando o funil.
• Dentro da página — o formulário se encaixa logo abaixo do diagrama. Bom em telas menores.

O topo do painel mostra o resumo da regra e concentra os atalhos: ativar/pausar, duplicar, remover, trocar o formato e fechar a edição (a tecla Esc também fecha).

Quando uma regra tem a ação Mover etapa, passar o mouse sobre o cartão destaca a coluna de destino — assim você enxerga o encadeamento entre etapas e percebe quando duas regras podem ficar empurrando a mesma oportunidade de um lado para o outro.

Regras configuradas para Qualquer etapa não pertencem a uma coluna: elas aparecem numa faixa acima do funil, porque valem para todas as etapas.

Se uma etapa for apagada do funil depois que a automação foi criada, as regras que apontavam para ela aparecem numa faixa de aviso no fim do diagrama. Essas regras não disparam mais — corrija a etapa ou remova a regra.

Visão em lista

O botão Lista, no topo da área de regras, troca o diagrama pela lista completa: todas as regras uma embaixo da outra, com os formulários abertos. É a visão mais prática para revisar ou ajustar várias regras em sequência. Use Recolher tudo para ver só o resumo de cada uma. O botão Diagrama volta para a visão do funil.

Gatilhos disponíveis

Gatilho	Quando dispara
Entrou na etapa	Quando a oportunidade chega na etapa indicada (criada ali ou movida de outra etapa).
Parado há N dias na etapa	Quando a oportunidade está sem atualização há N dias na etapa. Avaliado periodicamente pelo sistema.

Você pode escolher uma etapa específica ou deixar como “Qualquer etapa” para que a regra valha em todo o funil.

Repetir enquanto parado na etapa

Por padrão, a regra dispara uma única vez por entrada: se a oportunidade sair e voltar para a mesma etapa, ela é avaliada de novo, mas enquanto a oportunidade estiver parada ali, não dispara duas vezes.

Marque Repetir enquanto parado na etapa quando quiser que a regra rode toda vez que o gatilho for avaliado — útil para lembretes recorrentes (ex.: e-mail diário enquanto a oportunidade estiver parada na proposta). Use com critério em ações irreversíveis como “Mover etapa” ou “Marcar como perdido”, porque cada avaliação repetida cria uma nova execução.

Ações disponíveis

Ação	O que faz
Criar atividade	Cria automaticamente uma tarefa, ligação, e-mail, WhatsApp ou reunião vinculada à oportunidade.
Enviar e-mail	Dispara um e-mail para o contato da oportunidade, com assunto e corpo personalizáveis.
Mover etapa	Move a oportunidade para outra etapa do funil.
Marcar como ganho/perdido	Fecha a oportunidade como Ganho ou Perdido (com motivo da perda configurável).

Criar atividade

Campo	Descrição
Tipo da atividade	Tarefa, Ligação, E-mail, WhatsApp ou Reunião.
Título	Texto que vai aparecer na atividade. Suporta variáveis como {{person.name}} e {{deal.title}}.
Prazo (dias a partir de agora)	Quantos dias no futuro o prazo da atividade será gravado.
Atribuir ao responsável da oportunidade	Quando marcado, atribui ao mesmo vendedor da oportunidade. Senão fica sem responsável.

Enviar e-mail

Campo	Descrição
Assunto	Linha de assunto do e-mail. Suporta variáveis.
Conteúdo	Corpo do e-mail em HTML. Suporta variáveis como {{deal.title}}, {{person.name}}.
Nome do remetente	Nome exibido no envio (opcional).
E-mail do remetente	Endereço do remetente (opcional).
Integração	Conexão SMTP / provedor configurado em Integrações. Se vazio, usa o envio nativo do sistema.

Mover etapa

• Mover para a etapa — selecione qual etapa do funil receberá a oportunidade.

Marcar como ganho/perdido

• Resultado — Ganho ou Perdido.
• Motivo da perda — só aparece quando o resultado é Perdido; usa os motivos cadastrados no funil.

Variáveis disponíveis

Em campos de texto (título da atividade, assunto e corpo do e-mail) você pode usar:

Variável	Substituída por
{{deal.title}}	Título da oportunidade
{{deal.amount}}	Valor da oportunidade
{{deal.stage}}	Nome da etapa atual
{{deal.pipeline}}	Nome do funil
{{deal.responsible}}	Responsável pela oportunidade
{{person.name}}	Nome do contato vinculado

Na ação Enviar e-mail, o sistema busca o cadastro do contato e libera também estas:

Variável	Substituída por
{{email}}	E-mail do contato
{{telefone}}	Telefone do contato
{{empresa}}	Empresa (nome fantasia, ou o nome quando não houver)
{{cidade}}	Cidade do endereço principal

Na tela de edição da ação de e-mail, essas variáveis aparecem como etiquetas abaixo do conteúdo: clique em uma delas para copiar e cole no texto.

Modelos prontos

Para acelerar a configuração, clique em Modelos no topo da tela. A galeria oferece automações já montadas que você pode importar e ajustar:

• Boas-vindas ao lead novo — cria tarefa de apresentação + e-mail de boas-vindas ao entrar na primeira etapa.
• Follow-up pós-proposta — tarefa de confirmação 1 dia depois do envio da proposta.
• Cobrança de proposta parada — e-mail de cobrança quando o deal fica parado X dias na etapa de proposta.
• Marcar como perdido após inatividade longa — fecha automaticamente como perdido oportunidades muito antigas.

Ao importar um modelo, o nome, status e regras são preenchidos. Ajuste a etapa real do seu funil antes de salvar, porque os modelos vêm com “qualquer etapa”.

Aba Execuções

A aba Execuções é o histórico do que a automação fez de verdade. No topo ficam os números dos últimos 30 dias:

• Execuções — quantas vezes a automação rodou.
• Taxa de sucesso — percentual de rodadas que terminaram sem erro.
• Ações concluídas — quantas ações individuais deram certo, do total executado, e quantas falharam. Esse número mostra onde a automação está falhando: uma rodada em que só o e-mail quebrou aparece como sucesso parcial, mas a ação falha fica visível aqui.

Abaixo vem a lista das últimas execuções, com a oportunidade que disparou, o horário e a situação. Clique em uma execução para abrir o detalhe: cada ação daquela rodada aparece com o resultado (concluída, falhou ou pendente), o detalhe do que foi feito (título da tarefa criada, destinatário do e-mail, etapa de destino) e a mensagem de erro quando houver.

Use a aba para auditar o que a automação fez e diagnosticar regras que não estão disparando como esperado. Para descobrir qual regra está falhando, olhe também os contadores no cartão de cada regra no diagrama: eles mostram acertos e falhas separados, regra por regra.

Como ativar / pausar

1. Abra a automação.
2. Mude o Status para:
   • Rascunho — não roda. Use para montar sem risco.
   • Ativa — roda nas oportunidades a partir de agora.
   • Pausada — congela a automação sem apagar a configuração.
3. Clique em Salvar.

Dicas

• Comece em Rascunho e revise as regras antes de ativar.
• Prefira criar a regra pelo + Regra da própria etapa no diagrama: ela já nasce amarrada à etapa certa.
• Use “Qualquer etapa” com cuidado em ações como “Mover etapa” — pode gerar loop de regras. No diagrama, passe o mouse sobre o cartão para ver qual etapa recebe a oportunidade.
• Para regras de inatividade, configure dias compatíveis com seu ciclo de vendas (ex.: 7 dias para vendas curtas, 30 dias para vendas longas).
• Acompanhe a aba Execuções nos primeiros dias e abra uma rodada para conferir ação por ação se tudo rodou como esperado.
• Mudou o processo comercial? Arraste o cartão da regra para a nova etapa em vez de recriar a regra do zero.
• Combine automações com a Linha do Tempo para auditar tudo que aconteceu com a oportunidade.