Contas a Receber

Contas a receber são os tipos de contas registradas como entradas e baixas das vendas a prazo, como cartão, boleto e duplicata

Ou seja, elas correspondem ao dinheiro que vai entrar no seu fluxo de caixa em decorrência da venda de um produto ou contratação de um serviço.

Para acessar, abra o menu Financeiro e clique em Contas a Receber.

Na listagem você vê o número do lançamento, a situação de cada conta (pendente, quitada ou cancelada), a situação em dias (a vencer, vencendo hoje ou atrasada), a descrição, o valor total, a dívida que ainda resta e o vencimento. No rodapé, o sistema soma a dívida total e o total já pago das contas listadas.

Incluir uma conta manualmente

A maioria das contas a receber é gerada automaticamente pelos pedidos: uma venda no crediário ou em duplicata já cria o título aqui. Mas você também pode incluir uma conta manualmente. Clique em Incluir — esse botão é o padrão para criar registros em qualquer tela do sistema — e preencha a aba Cadastro.

O sistema já inicia a conta com a situação Pendente e registra a data e hora de criação. Escolha o cliente (clique na lupa para selecionar) e informe a descrição do título — pode ser o número do documento ou um texto para identificação.

Descrição dos campos

Plano de contas – informa o tipo do titulo (salario, despesas, 13° e etc..) Centro de Custo – indicara onde dinheiro irá entrar no recebimento desse titulo (Caixa, banco e etc…). Valor da conta – valor de título a receber Vencimento – Vencimento da conta Após digitar os dados, basta salvar e ver a conta cadastrada

Caso deseje iniciar outro cadastro basta clicar novamente em “Novo”.

Caso deseje alterar um cadastro, basta clicar 2x (duas vezes) no registo mostrado na tela consulta, após alterar as informações clicar em “salvar”.

Caso deseje Excluir um cadastro, basta clicar 2x (duas vezes) no registo mostrado na tela consulta, após ele entrar no registro, clicar no botão “EXCLUIR”

Número do lançamento

Toda conta recebe um número de lançamento no momento em que é criada — tanto a conta incluída à mão quanto a gerada por um pedido, por uma importação ou por uma série de contas fixas. O número aparece na coluna Nº da listagem e no campo Nº Lançamento ao abrir a conta.

• A numeração é da sua empresa e segue a ordem de criação: a primeira conta é a 1, a seguinte é a 2, e assim por diante. Contas a receber e contas a pagar têm numerações separadas.
• Em um parcelamento ou em uma série com quantidade definida, as parcelas recebem números seguidos, a partir do número da primeira.
• O número é definido pelo sistema e não pode ser alterado. Cancelar ou excluir uma conta não libera o número dela para outra.
• Para localizar uma conta pelo número, digite só o número na busca da listagem. Também há o filtro Número do Lançamento.

Nota

O Nº Doc é outra coisa: é o número do documento de origem (boleto, nota, duplicata), preenchido por você. O número do lançamento é gerado pelo sistema e identifica a conta mesmo quando não há documento.

As contas criadas antes desse recurso também são numeradas, na ordem em que foram criadas.

Contas fixas (periodicidade)

Para títulos que se repetem — mensalidades, aluguéis recebidos, cobranças recorrentes — use a seção Periodicidade na inclusão da conta. Assim você gera vários lançamentos de uma vez ou deixa o sistema criar o próximo automaticamente.

1. Ao incluir a conta, escolha a Periodicidade (semanal, quinzenal, mensal, bimestral, trimestral, semestral ou anual).
2. Ao escolher a periodicidade, o sistema já marca Prazo indeterminado. Se você quer uma série que termina, desmarque a caixa e informe a quantidade de períodos (por exemplo, 12).
3. Preencha o restante dos dados (cliente, descrição, primeiro vencimento e valor) e clique em Salvar.

Os dois modos são coisas diferentes

Quantidade definida — o sistema cria todas as contas na hora do Salvar, avançando o vencimento conforme a periodicidade. É uma série que já nasce inteira e termina ali: depois da última conta, nada mais é gerado automaticamente.

Prazo indeterminado — o sistema cria uma conta de cada vez, continuamente, sem data para acabar.

Como funciona o prazo indeterminado

• A próxima conta só nasce depois que a atual vence. Antes disso não existe nada a mais na listagem.
• A criação acontece de madrugada, todos os dias — não é imediata e não acontece no momento da baixa. Uma conta que vence hoje gera a próxima na madrugada seguinte.
• A próxima conta nasce independente de a atual ter sido paga. Conta atrasada não interrompe a série.
• Ela nasce como Pendente, copiando o valor e os demais dados da anterior. Se o valor varia todo mês (luz, água), é normal abrir a conta nova e ajustar o valor.

Como encerrar uma série indeterminada

A série continua enquanto existir uma conta em aberto gerando a próxima. Para encerrar, cancele ou exclua a última conta da série (a que ainda não gerou a seguinte). Sem ela, o sistema não tem de onde continuar e nenhuma conta nova é criada.

Vencimento nos dias 29, 30 e 31

Quando o mês seguinte não tem o dia do vencimento, a conta cai no último dia daquele mês e volta ao dia original no mês seguinte. Um vencimento dia 30, por exemplo, gera 30/01, 28/02, 30/03, 30/04 — a mudança vale só para o mês curto.

Isso vale para as periodicidades contadas em meses (mensal, bimestral, trimestral, semestral e anual). Semanal e quinzenal somam dias fixos (7 e 15), então o dia do mês não interfere.

Na listagem, contas fixas aparecem com um ícone de recorrência ao lado da descrição. Ao abrir a conta, a periodicidade também fica visível no painel de informações.

A opção Parcelas continua disponível para dividir um valor em várias parcelas. Não use Parcelas e Periodicidade ao mesmo tempo.

Dar baixa e registrar pagamentos

Para quitar uma conta de forma rápida, abra a conta e altere a situação para Quitada.

Você também pode registrar um pagamento, inclusive parcial: selecione a conta, clique em Pagamento, escolha a forma de pagamento (por exemplo, dinheiro) e informe o valor. O pagamento é lançado automaticamente no caixa, e a conta passa a aparecer como parcialmente paga, mostrando o valor da conta, o total já pago e a dívida que ainda resta.

Para quitar o que falta, basta lançar outro pagamento — o sistema já traz o valor restante. Quando o total pago cobre a dívida, a conta fica quitada.

Clonar uma conta

Para lançar um título parecido com outro que já existe — a mesma pessoa, a mesma descrição e o mesmo valor, só com outro vencimento, por exemplo — não precisa digitar tudo de novo. Na listagem, selecione a conta e clique em Clonar. O mesmo botão aparece ao abrir a conta.

O sistema cria uma conta nova e pendente, com o próximo número de lançamento, copiando os dados do título: pessoa, descrição, valor, vencimento, plano de contas, centro de custo, juros, multa e desconto. O que era da conta original não vai junto: pagamentos, quitação, cancelamento, parcelamento e série. A conta clonada abre em seguida para você ajustar o que precisar (normalmente o vencimento) e salvar.

Cobrar pelo link de pagamento

Além de receber no balcão, você pode mandar um link de pagamento para o cliente quitar a conta pela internet, do mesmo jeito que já acontece em pedidos, ordens de serviço e contratos. Serve tanto para a conta que nasceu de uma venda quanto para a que você lançou à mão — mensalidade, acordo, carnê.

O cliente abre o link, escolhe entre PIX, boleto ou cartão e paga na hora. Assim que o pagamento é confirmado, a conta é baixada sozinha: o sistema lança o pagamento, atualiza o total pago e, quando cobre a dívida, deixa a conta quitada. Você não precisa dar baixa manualmente.

Enviar a cobrança

1. Na listagem de Contas a Receber, selecione as contas pendentes que quer cobrar. Se estiver com uma conta aberta, ela já entra sozinha.
2. Clique em Cobrança.
3. Confira a lista na janela que abrir. Cada linha mostra o cliente, o valor e o contato para onde a cobrança vai.
4. Escolha o canal — E-mail ou WhatsApp — e envie.

O contato vem do cadastro do cliente. Se estiver desatualizado, você pode corrigir o e-mail ou o telefone direto na linha antes de enviar: o que estiver ali é o que vale para aquele envio, sem alterar o cadastro.

Com várias contas na lista, cada cliente recebe a cobrança no próprio contato. O e-mail e o telefone preenchidos nos campos de envio só são usados quando há uma única conta selecionada — é o caso de mandar para um endereço diferente do habitual.

Onde acompanhar

Todo envio fica registrado em Financeiro > Cobranças, junto com as cobranças de pedidos e contratos: data, canal, destinatário e status (enviada, lida, cliente avisou que pagou). Veja Cobranças.

Nota

Só conta pendente pode ser cobrada. Conta quitada ou cancelada não entra no envio — o link abriria uma cobrança já encerrada.

Cuidado

O link cobra online, pelo meio de pagamento que a empresa tem configurado. Para PIX, boleto ou cartão aparecerem para o cliente, é preciso ter a integração de pagamento configurada nas formas de pagamento. Sem isso, o link abre sem opção de pagar.

A opção de “pagar na entrega” não existe nesse link: a conta a receber é um título já lançado, e o que se espera dele é o recebimento.

Cobrar por boleto bancário

Se a empresa tem contrato de cobrança com o banco, a conta a receber vira boleto bancário com poucos cliques:

1. Na listagem, marque uma ou mais contas pendentes
2. Clique em Gerar boleto
3. Escolha a Carteira de cobrança e clique em Gerar boletos

Depois de emitido, o boleto aparece dentro da conta, no grupo Boleto bancário, com a situação (Emitido, Registrado, Pago) e os botões Imprimir e Abrir na tela de boletos. Quando o banco confirma o pagamento pelo arquivo de retorno, a conta é baixada sozinha.

Se você mudar o vencimento ou o valor de uma conta com boleto em aberto, o boleto é atualizado junto. Veja o passo a passo completo em Boletos.

Juros e multa por atraso

No grupo Encargos por atraso da conta você informa:

Campo	Como funciona
Juros ao mês (%)	Cobrado proporcional aos dias de atraso. 3% ao mês equivale a 0,1% ao dia
Multa (%)	Cobrada uma única vez depois do vencimento

Com a conta vencida, a dívida já aparece atualizada: valor em aberto mais os juros e a multa do atraso até hoje. A conta também mostra os dias de atraso e quanto é de juros e de multa.

Na hora de receber, o sistema aceita o valor com os encargos. Os mesmos percentuais vão para o boleto bancário da conta.

Recebimentos no cartão: valor já com a taxa descontada

Quando a venda é paga no cartão, a operadora que processa o pagamento (a adquirente) desconta uma taxa antes de repassar o dinheiro. Por isso, a conta a receber gerada por uma venda no cartão já entra com o valor líquido — ou seja, o que você realmente vai receber, com a taxa da operadora já descontada.

Por exemplo: numa venda de R$ 137,34 em 3 parcelas com taxa de 2,33% por parcela, cada parcela entra como R$ 44,71 (e não R$ 45,78), somando R$ 134,13 a receber. A diferença é a taxa retida pela operadora.

Para ver o detalhamento, abra a conta e acesse a aba Taxas de Recebimento. Ali o sistema mostra, para cada parcela, quem ficou com a taxa (a operadora do cartão), o percentual aplicado e o valor retido.

Como a taxa já está descontada no valor a receber, ela não gera um lançamento separado em Contas a Pagar — a informação da taxa fica registrada aqui mesmo, na própria conta a receber.

Isso vale para recebimentos com operadora de cartão. Em boleto e crediário a conta continua com o valor cheio, pois é o cliente quem deve o valor total.

Cancelar uma conta

Selecione a conta, clique em Cancelar e informe o motivo do cancelamento (há motivos já cadastrados para escolher). Confirme, e a conta é cancelada.

Filtros e relatórios

Na listagem, você pode filtrar as contas — por exemplo, pelo vencimento nos próximos sete dias. A listagem passa a mostrar só as contas daquele período e, no rodapé, exibe o total correspondente ao filtro.

Esse mesmo filtro funciona também nos relatórios: em Relatórios, escolha o mesmo critério de vencimento e clique em Visualizar relatório. Ou seja, o filtro vale tanto na consulta quanto no relatório.

Imprimir duplicata

Para as contas a receber geradas por uma venda em duplicata, você pode imprimir o documento da duplicata. Selecione a conta na listagem e clique em Imprimir Duplicata — o sistema abre o documento pronto para impressão.

A duplicata traz os dados da fatura (número, valor e vencimento), o pedido de origem, os dados do sacado e o valor por extenso, com espaço para a assinatura do cliente — pronta para entregar ou enviar por e-mail.

Importar contas em lote

Para trazer várias contas de uma planilha ou de outro sistema, use Opções > Importação. O mesmo modelo serve para contas a pagar e a receber. Veja Importação de contas.