Cobranças

O módulo de Cobranças reúne tudo o que o sistema manda para o cliente pagar: o link de pagamento de pedidos, ordens de serviço, contratos, locações e contas a receber, por e-mail e WhatsApp. A cobrança pode sair sozinha, pelo plano de cobrança, ou à mão, quando alguém clica em enviar.

Cada envio fica registrado, com o canal, quem recebeu e o status, que se atualiza sozinho: enviada, entregue, lida, cliente avisou que pagou ou falha.

Como acessar

1. No menu lateral, clique em Financeiro > Cobranças.
2. Escolha uma das telas:

1. Cobranças Enviadas: tudo o que já foi enviado, com busca, filtros e o status de cada envio. É esta página.
2. Dashboard de Cobranças: os números do período em uma tela. Veja Dashboard de Cobranças.
3. Enviar Cobrança: escolha os pedidos e mande a cobrança na hora. Veja Enviar Cobrança.
4. Próximas Cobranças: o que a cobrança automática vai enviar, antes de sair. Veja Próximas Cobranças.
5. Planos de Cobrança: as regras da cobrança automática. Veja Planos de Cobrança.

Também dá para cobrar de dentro do documento: botão Cobrar no Pedido, na Ordem de Serviço e no Contrato, e botão Cobrança em Contas a Receber.

Cobranças Enviadas

A lista mostra as cobranças mais recentes primeiro.

1. Busca: digite o número da cobrança, o número do pedido, OS ou contrato, ou o nome, e-mail ou telefone do cliente.
2. Filtros: abre todos os filtros (veja Filtrar a lista).
3. Filtros salvos: atalhos prontos e os filtros que você salvou.
4. Abrir: abre os detalhes da cobrança, com o histórico (veja Detalhes da cobrança).
5. Enviar cobrança: abre o envio para mandar uma cobrança nova (veja Enviar Cobrança).
6. Reenviar falhas: manda de novo as cobranças que não chegaram (veja Reenviar cobranças com falha).
7. Opções: escolha as colunas que aparecem na lista.
8. Origem: clique para abrir o pedido, a OS, o contrato ou a conta que gerou a cobrança, sem sair da tela.
9. Total Cobrado: a soma dos valores da lista.

Mais à direita ficam o canal, o status, o valor e o disparo:

1. Canal: o ícone mostra por onde a cobrança saiu: e-mail, WhatsApp ou SMS. Passe o mouse para ver o nome.
2. Status: em que pé está a cobrança (veja a tabela abaixo).
3. Disparo: Manual, quando alguém enviou pela tela, ou Automático, quando saiu pelo plano de cobrança, com o nome do plano.

Coluna	O que mostra
Criado em	Data e hora do envio.
Número	Número da cobrança no sistema.
Origem	O documento cobrado: Pedido, Ordem de Serviço, Contrato, Conta a Receber, Locação e outros, com o número.
Contato	Nome, CPF ou CNPJ e e-mail de quem recebeu.
Canal	E-mail, WhatsApp ou SMS.
Status	Em que pé está a cobrança.
Valor	Quanto foi cobrado. Com pagamento parcial, só o que faltava pagar.
Disparo	Manual ou Automático, com o nome do plano.

O que cada status significa

O status muda sozinho, conforme o serviço de e-mail ou de WhatsApp avisa o sistema. Ninguém precisa atualizar à mão.

Status	Significado
Envio não confirmado	A cobrança saiu pelo WhatsApp do próprio aparelho (opção App local). O sistema abriu a mensagem pronta, mas não tem como saber se ela foi enviada.
Enviada	O serviço de e-mail ou de WhatsApp aceitou a mensagem.
Entregue	O serviço confirmou que a mensagem chegou ao cliente.
Lida	O cliente abriu o e-mail, leu a mensagem no WhatsApp, clicou no link ou abriu a página da cobrança.
Cliente alegou pagamento	O cliente clicou em Já paguei na página da cobrança. É só um aviso dele: confira no extrato antes de dar baixa.
Falha	A mensagem não chegou: e-mail inexistente, caixa cheia, telefone sem WhatsApp, mensagem marcada como spam ou integração desconectada. O motivo fica no histórico.

Nota

O status só anda para frente. Uma cobrança Lida não volta para Entregue, e a Falha fica como registro da tentativa: para tentar de novo, use Reenviar falhas.

Filtrar a lista

Atalhos prontos

Clique no ícone de marcador (3) e escolha um atalho em Do sistema. Um clique já aplica o filtro:

Atalho	Mostra
Enviadas hoje	Cobranças disparadas hoje.
Últimos 7 dias / Este mês / Mês passado	Cobranças do período.
Cliente alegou pagamento	Quem clicou em Já paguei. É a fila de conferência do financeiro.
Falhas no envio	Cobranças que não chegaram. Corrija o contato e use Reenviar falhas.
Sem leitura (30 dias)	Cobranças entregues nos últimos 30 dias que o cliente ainda não abriu: quem provavelmente precisa de um segundo contato.

Passando o mouse sobre um atalho aparece um alfinete. Clique nele para deixar o atalho fixo em cima da lista, como um botão.

Todos os filtros

Pelo ícone de funil (2) você combina:

• Data: período do envio, com opções prontas (hoje, esta semana, este mês) ou as datas que você escolher
• Status: qualquer status da tabela acima
• Canal: E-mail, WhatsApp ou SMS
• Disparo: Manual ou Automático
• Tipo de Origem: Pedido, Ordem de Serviço, Contrato, Conta a Receber e os demais
• Valor: faixa de valor cobrado
• Cliente: busca pelo cadastro

Montou uma combinação que vai usar sempre? Clique no marcador e em Salvar filtro atual. Ela passa a aparecer em Meus filtros e também pode ser fixada com o alfinete.

Ver o total cobrado

O Total Cobrado (9) acompanha o filtro: filtrou o mês passado, o total é o do mês passado. Marcando linhas nos quadradinhos à esquerda, o total passa a somar só as selecionadas.

Nota

A lista traz 50 cobranças por vez. Enquanto o botão Carregar mais 50 aparecer no rodapé, ainda há cobranças do filtro fora da conta: clique nele até o botão sumir para ter o total completo.

Detalhes da cobrança

Selecione uma cobrança e clique em Abrir (ou dê dois cliques na linha).

1. Status atual da cobrança. Em Informações da Cobrança também ficam o número, o canal, o valor, quem enviou, a data e, no envio automático, o plano.
2. Abrir o documento de origem (pedido, OS, contrato ou conta), sem sair da tela.
3. Destinatário: nome, CPF ou CNPJ, e-mail e telefone para onde a cobrança foi.
4. Pagamento alegado pelo cliente: aparece quando o cliente clicou em Já paguei, com a data e a hora, o endereço de internet (IP) e o aparelho que ele usou. Confira o recebimento no extrato antes de dar baixa.
5. Histórico da Cobrança: cada mudança de status com data, hora e descrição. Na falha, a descrição traz o motivo (por exemplo, e-mail inexistente).

Reenviar cobranças com falha

Quando a cobrança fica com Falha, você manda de novo sem procurar documento por documento. E quem pagou nesse meio tempo fica de fora sozinho.

1. Clique no marcador (filtros salvos) e escolha Falhas no envio.

2. Marque as cobranças que quer reenviar (1) e clique em Reenviar falhas (2).

3. Abre o envio já com os documentos dessas cobranças. Confira e envie:

1. Já faturado: o documento foi pago depois da falha. Ele aparece riscado e não é cobrado de novo.
2. Resumo: quantos vão no envio, quantos têm e-mail e telefone, e quantos ficaram de fora por já estarem pagos.
3. Contato: se a falha foi por e-mail ou telefone errado, clique na célula e corrija antes de enviar. A correção vale para este envio.
4. Enviar por E-mail: cada cliente recebe no próprio e-mail.
5. Enviar por WhatsApp: cada cliente recebe no próprio telefone.

Nota

Reenvie cobranças de um mesmo tipo de origem por vez: só contratos, só pedidos ou só contas a receber. Linhas marcadas que não estão com Falha são ignoradas.

O reenvio cria uma cobrança nova na lista. A antiga continua com Falha, como registro da tentativa que não chegou.

Quem pode acessar

O menu Cobranças aparece para quem tem a permissão de cobranças no perfil. A permissão já vem liberada para empresas que usam Vendas, PDV, Orçamento, Ordem de Serviço ou Contratos. O Dashboard de Cobranças tem permissão própria, e Próximas Cobranças e Planos de Cobrança aparecem para quem tem a permissão de planos de cobrança.

Se você não está vendo o menu, peça ao administrador do sistema para liberar a permissão no seu perfil.