Aceite de Nota de Entrada

O aceite da nota é o processo de confirmar que a mercadoria chegou e que a nota está correta. Ao aceitar, o sistema automaticamente:

• Dá entrada dos produtos no estoque
• Cria as contas a pagar a partir das duplicatas da nota
• Atualiza o custo dos produtos e, se você marcar, também os preços de venda
• Cadastra o fornecedor, se ele ainda não existir
• Envia a Confirmação da Operação ao SEFAZ, se você marcar

O aceite acontece em cinco etapas. Cada uma resolve um assunto e mostra o que ainda falta antes de liberar a próxima.

Como aceitar uma nota

1. No menu lateral, acesse Documentos Fiscais → NF-e de Entrada

2. Localize a nota na listagem. Notas prontas para aceite estão na situação PENDENTE

3. Selecione a nota e clique em Aceitar

4. Percorra as cinco etapas, conferindo cada uma

5. Na última etapa, clique em Confirmar aceite

O rodapé mostra sempre o que impede o avanço — por exemplo, “7 produtos sem vínculo”. Você pode voltar a qualquer etapa já visitada clicando no cartão dela no topo.

Prefere a tela anterior?

O link Usar tela tradicional →, no canto superior direito, volta para a janela única de aceite. A escolha fica guardada: as próximas notas abrem direto nela, e o link Usar aceite guiado → traz você de volta.

Dá para parar no meio e continuar depois

Nota com muitos itens costuma levar mais de uma sessão. Ao fechar a janela do aceite, o sistema grava o que já foi conferido: a natureza da operação, as opções marcadas, os vínculos e as naturezas dos itens, as correções de unidade, NCM e CFOP, as margens e as parcelas ajustadas.

Quando você abrir a nota de novo, tudo volta como estava e o trabalho continua de onde parou.

A gravação acontece ao avançar de etapa e ao fechar a janela. O rodapé mostra o andamento — “Salvando o que já foi conferido — 5 de 21…” — e a janela fecha sozinha quando termina. Em conexão lenta pode levar alguns segundos, porque cada item conferido é gravado separadamente.

Etapa 1 — Identificação

Mostra os dados do fornecedor e da nota (número, série, emissão, chave de acesso, valor total) para conferência, e reúne as opções do aceite.

Campo	Para que serve
Natureza da operação	Obrigatória. Define como os produtos entram no sistema. Escolha uma das opções ou digite outra
Data/Hora do aceite	Momento registrado como aceite da nota. Vem preenchido com a data e hora atuais
Confirmar operação na SEFAZ	Envia o evento de Confirmação da Operação. A partir daí o fornecedor fica impedido de cancelar essa NF-e

Nota já cancelada pelo fornecedor

Com Confirmar operação na SEFAZ marcado, a confirmação é enviada antes de qualquer lançamento. Se o fornecedor já tiver cancelado a nota, a SEFAZ recusa o evento, o aceite é interrompido e a nota passa para a situação CANCELADA — sem entrada no estoque nem contas a pagar.

Esse é o único momento em que o sistema fica sabendo do cancelamento: a SEFAZ não avisa o destinatário quando o emitente cancela uma nota. Sem marcar essa opção, uma nota cancelada é aceita normalmente, com todos os lançamentos.

Natureza “USO E CONSUMO”

Escolhida aqui, vale para a nota inteira: o sistema não vincula produtos, não calcula custos e não movimenta o estoque. As etapas de vínculo e de preços deixam de ser exigidas. Apenas o fornecedor é sincronizado e as contas a pagar são criadas.

Para tratar só parte dos itens como consumo interno, escolha aqui a natureza da compra e marque USO E CONSUMO apenas nos itens desejados, na coluna Natureza da próxima etapa.

Etapa 2 — Vínculo de produtos

Lista os itens da nota e mostra a qual produto do seu estoque cada um está associado. Os contadores no topo resumem a situação: quantos estão vinculados, quantos estão pendentes e quantos vieram com alteração de preço.

Para vincular, use o campo da coluna Vínculo e busque o produto pelo nome ou código. Limpar o campo desfaz o vínculo.

Clicar no nome do item abre um ajuste rápido com unidade, fator de conversão, NCM e CFOP — útil quando o fornecedor manda em caixa e você controla em unidade. O NCM / CFOP e a unidade também abrem esse ajuste ao serem clicados.

A coluna Natureza define o que fazer com aquele item específico. Deixada em (Usar natureza do corpo da nota), o item segue a natureza escolhida na etapa anterior — que é o normal. Marcar USO E CONSUMO trata só aquele item como consumo interno:

• ele não entra no estoque e não vira produto, mesmo com Cadastrar automaticamente os não vinculados marcado
• ele não precisa de vínculo e não impede o aceite
• se o item já estava vinculado a um produto do estoque, esse vínculo é desfeito e a tela avisa. Material de consumo interno não movimenta estoque, então ficar apontando para um produto só daria a entender o contrário. Voltando o item para outra natureza, dá para vincular de novo
• o CFOP é acertado sozinho para o equivalente da operação (1102 vira 1556, 1403 vira 1407), e volta atrás se você desmarcar. Se preferir outro CFOP, informe junto com a natureza que o sistema mantém o seu

Itens que a empresa já classificou como uso e consumo chegam marcados sozinhos, e mostram de onde veio a marcação — pelo CFOP da nota ou por uma nota do mesmo fornecedor já aceita com aquela mercadoria como consumo interno. Ou seja: classificado uma vez, o item chega classificado nas compras seguintes daquele fornecedor. Vale conferir antes de aceitar.

O botão Um por vez troca a tabela por um modo que apresenta um item pendente de cada vez, para notas com muitos itens a resolver.

Nota com produto não vinculado não avança

Enquanto houver item sem vínculo, o botão Avançar fica desabilitado. Ou você vincula os itens manualmente, ou marca Cadastrar automaticamente os não vinculados, na barra superior — que manda o sistema cadastrar esses itens como produtos novos e vinculá-los na hora.

Item marcado como USO E CONSUMO é exceção: ele não entra nessa contagem, porque não vai para o estoque e por isso não precisa de cadastro.

Produtos com variação (grade)

Se a nota tiver produtos com grade/variação, vincule cada item à variação correta antes de aceitar. A opção de cadastrar automaticamente cria um produto comum (sem variação), pois a nota do fornecedor não informa que o produto tem grade. Veja como vincular em Vínculo de Produto na Importação do XML.

Confira os vínculos automáticos

O sistema tenta vincular sozinho na importação, inclusive pelo código do produto. Quando os códigos do fornecedor coincidem com os do seu estoque, o vínculo pode sair errado — um item apontando para um produto sem relação nenhuma. Vale conferir a coluna Vínculo antes de avançar.

Etapa 3 — Custos e preços

Aqui você decide se o aceite mexe nos preços de venda. Com a opção Aplicar cálculo de custo e preços de venda desmarcada, a etapa não mostra valores e os preços dos produtos ficam como estão.

Marcando a opção, a tabela mostra o cálculo item a item.

Coluna	O que mostra
Custo	O custo que forma o preço: valor unitário da nota mais frete, comissão, despesas operacionais e margem de custo. O valor unitário puro aparece abaixo do nome do produto
Lucro %	Markup aplicado sobre o custo. Preço à vista = custo × (1 + lucro %)
Preço à vista e Preço a prazo	Resultado do cálculo. O preço a prazo aplica a margem a prazo sobre o preço à vista
Custo total	Custo do item multiplicado pela quantidade da nota

O percentual de lucro segue esta ordem: o que estiver no item da nota, senão o do cadastro do produto, senão o da categoria dele, e por último o lucro padrão da configuração. A tela indica de onde veio o número que está mostrando.

O link Custo, no fim da linha, abre as demais margens do item — margem de custo, comissão, despesas operacionais, diferença de alíquota e as margens a prazo e de atacado.

Os valores são uma prévia

O aceite recalcula os preços aplicando a previsão de ICMS e IPI, então o valor gravado no cadastro pode ficar um pouco diferente do exibido aqui.

Etapa 4 — Duplicatas

Mostra as parcelas que virarão contas a pagar, com vencimento e valor editáveis. Dá para adicionar e remover parcelas.

O painel de validação compara a soma das parcelas com o valor da nota.

Quando os valores não batem, o avanço fica bloqueado. Se a divergência for esperada, o botão Ignorar e continuar libera a etapa — as parcelas vão para o contas a pagar como estão, e o resumo da última etapa registra que a diferença foi ignorada.

Etapa 5 — Confirmação

Reúne o que foi decidido nas etapas anteriores, com um link Editar ao lado de cada uma. Itens marcados com atenção continuam permitindo o aceite, mas indicam que algo ficou fora do padrão.

Clique em Confirmar aceite para concluir.

O que acontece após o aceite?

Ação	Resultado
Entrada no estoque	Os produtos vinculados têm suas quantidades aumentadas automaticamente
Contas a pagar	Um lançamento é criado para cada duplicata da nota
Custos e preços	O custo dos produtos é atualizado; os preços de venda só mudam se você marcar Aplicar cálculo de custo e preços de venda
Fornecedor	É cadastrado ou tem os dados atualizados a partir da nota
Manifestação	Com Confirmar operação na SEFAZ marcado, o fornecedor não consegue mais cancelar a nota

A nota passa para a situação ACEITA e não pode mais ser editada.

Desfazer o aceite

Aceitou a nota errada, escolheu a natureza errada ou o fornecedor cancelou a nota depois? Dá para voltar atrás sem excluir a nota.

1. Selecione a nota ACEITA na listagem

2. No menu Opções, clique em Desfazer aceite

3. Confirme

A nota volta para PENDENTE e pode ser aceita de novo, com as opções corrigidas.

O que é desfeito	O que permanece
A entrada no estoque é estornada	Os produtos que o aceite cadastrou continuam cadastrados
As contas a pagar geradas pelas duplicatas são excluídas	O custo e os preços de venda atualizados continuam como estão

Custos e preços não voltam sozinhos

O sistema não guarda o preço que o produto tinha antes do aceite. Se você aceitou com Aplicar cálculo de custo e preços de venda marcado e quer os valores antigos de volta, corrija no cadastro do produto.

Quem pode desfazer

A opção depende da permissão Desfaz Aceite (grupo Dfe/NfeEntrada). Sem ela, o item aparece desabilitado no menu. Configure em Configurações → Grupos de Usuário.

Se a nota já tiver a Confirmação da Operação enviada, desfazer o aceite não cancela o evento na SEFAZ — a confirmação continua registrada e o fornecedor segue impedido de cancelar a nota.

Erros comuns

Botão “Avançar” desabilitado na etapa de produtos

Existe item sem vínculo na nota. Vincule os produtos ou marque Cadastrar automaticamente os não vinculados. Veja Vínculo de Produto na Importação do XML.

Botão “Avançar” desabilitado na etapa de duplicatas

A soma das parcelas não bate com o valor da nota. Ajuste os valores ou use Ignorar e continuar.

”Não é permitido alterar o vínculo do produto se a nota não estiver DIGITADA, PENDENTE ou REJEITADA”

A nota já foi aceita. O vínculo dos itens só pode ser mexido antes do aceite.

”Nota já aceita”

A nota foi processada anteriormente. Consulte a nota para verificar os lançamentos gerados. Se precisar refazer o aceite, use Desfazer aceite.

”Essa nota foi cancelada ou denegada e não pode ser aceita”

O fornecedor cancelou a nota na SEFAZ, ou ela foi denegada. A nota fica com a situação CANCELADA e nenhum lançamento é feito. Combine com o fornecedor a emissão de uma nota nova.

”Só é possível desfazer o aceite de nota ACEITA”

A nota está em outra situação (PENDENTE, REJEITADA, CANCELADA). Só o aceite pode ser desfeito.

Confira antes de confirmar

O aceite mexe em estoque, contas a pagar e no cadastro dos produtos. Desfazer aceite estorna o estoque e as contas a pagar, mas não devolve os custos e preços de venda anteriores. Confira os produtos, valores e duplicatas antes de confirmar.