Ordem de Serviço

A Ordem de Serviço registra um serviço prestado ao cliente, com os dados do objeto recebido (equipamento, veículo, armação de óculos, etc.), o que será feito, os produtos utilizados, o valor cobrado e, se precisar, arquivos anexos (fotos, manuais, laudos).

Quando usar?

Use a OS quando sua empresa:

• Conserta ou faz manutenção de equipamentos
• Presta serviços em veículos (oficina mecânica)
• Atende clientes em ótica (óculos, lentes)
• Realiza qualquer serviço que envolve um objeto do cliente

Como acessar

No menu lateral, clique em Vendas → Ordem de Serviço.

Como criar uma OS

1. Clique em + Incluir

2. No card Cliente e Responsáveis, preencha:

   • Cliente — quem está trazendo o objeto para serviço
   • Vendedor — responsável pelo atendimento
   • Responsável Técnico — o técnico responsável pela ordem como um todo (veja abaixo)

3. Na seção Dados do Objeto, informe:

   • Tipo de Objeto — categoria do item (ex: Notebook, Carro, Óculos)
   • Marca — marca do objeto
   • Modelo — modelo específico
   • Número de Série / Placa — identificação única do objeto

4. Na aba Produtos, adicione as peças e materiais utilizados:

   • Busque pelo nome ou código
   • Informe a quantidade

5. Na aba Serviços, adicione os serviços que serão realizados:

   • Busque pelo nome do serviço
   • Informe o valor

6. Clique em Salvar

Responsável Técnico

Quando a ordem inteira é executada pela mesma pessoa, não é preciso repetir o nome dela em cada serviço. Basta preencher o Responsável Técnico no card Cliente e Responsáveis, no topo da ordem, logo abaixo de Cliente e Vendedor: os serviços lançados sem responsável próprio passam a usar esse nome automaticamente.

Como funciona na prática:

• Serviço lançado sem responsável — assume o Responsável Técnico da ordem.
• Serviço com responsável escolhido à mão — mantém quem você escolheu; o responsável da ordem não sobrescreve.
• Trocou o Responsável Técnico depois — ao salvar, o novo nome vale para os serviços que ainda estavam sem responsável. Os que já tinham um continuam como estavam.

Assim é possível ter uma ordem com um responsável geral e, ainda assim, apontar um técnico diferente em um serviço específico.

Filtrando por técnico

Na listagem, o filtro Responsável Técnico mostra as ordens daquela pessoa — tanto as em que ela é a responsável geral quanto aquelas em que ela aparece apenas em algum serviço.

Cada técnico vendo só as ordens dele

É possível fazer com que cada técnico enxergue na listagem apenas as ordens em que ele é o responsável, sem ver o trabalho dos colegas. Isso é configurado nas permissões do grupo, em Sistema > Segurança > Grupos, módulo Vendas / OS. O passo a passo está em Técnicos da Ordem de Serviço.

Tempo em aberto

A coluna Tempo em Aberto mostra há quanto tempo cada ordem está em andamento, contando desde a abertura. Enquanto a OS está Pendente, o tempo aparece em destaque e continua correndo; quando ela é Fechada (ou cancelada), o valor congela e passa a mostrar quanto tempo o atendimento levou do começo ao fim.

O mesmo dado aparece dentro da ordem aberta, na área de informações, como Em aberto há ou Tempo até o fechamento.

Serve para acompanhar o que está parado há muito tempo na oficina e para medir o prazo médio de atendimento.

Anexando arquivos à OS

Na OS aberta, a aba Arquivos guarda documentos do atendimento — por exemplo fotos do equipamento, laudo, manual, orçamento assinado ou croqui.

Salve a OS antes

É preciso salvar a ordem de serviço pelo menos uma vez para liberar o envio de anexos. Em OS nova, ainda sem número, o envio só funciona depois do primeiro Salvar.

Como enviar

1. Abra a OS e vá na aba Arquivos.
2. Clique em Selecionar arquivo ou arraste o arquivo para a área indicada.
3. Confira a lista de Arquivos selecionados e clique em Enviar Arquivos.

Cada anexo mostra nome, tamanho, tipo, data e hora do envio, quem enviou e quantas vezes o arquivo já foi baixado.

Baixar, copiar link e excluir

• Baixar — baixa o arquivo no computador.
• Copiar link — copia o link público do arquivo.
• Excluir — remove o anexo da OS e do armazenamento.

Limites

• Até 10 arquivos por ordem de serviço.
• O tamanho máximo de cada arquivo e o espaço total da organização dependem do plano contratado. Se o envio for recusado, a mensagem na tela explica o motivo.

Os arquivos da OS também aparecem no Gerenciador de Arquivos (Sistema > Arquivos).

Realizando o pagamento

Com a OS aberta, clique em Pagamento para registrar o recebimento do cliente.

O sistema mostra os totais de produtos e serviços. Informe a forma de pagamento e clique em Confirmar.

Situações da OS

Situação	Descrição
Pendente	OS criada, aguardando execução ou pagamento
Fechado	Serviço executado e pagamento recebido
Cancelado	OS cancelada

Histórico do objeto

O sistema mantém o histórico de todas as OS de um objeto. Ao informar o mesmo Número de Série em uma nova OS, o sistema preenche automaticamente os dados de Tipo, Marca e Modelo com base no atendimento anterior.

Emitir nota fiscal a partir da OS

Após fechar a OS, você pode emitir a nota fiscal diretamente:

• NF-e — para venda de produtos (peças)
• NFS-e — para prestação de serviços

Na OS fechada, clique no menu de ações e escolha Gerar NF-e ou Gerar NFS-e.

Imprimir a OS

Clique em Imprimir para gerar o documento da OS para entrega ao cliente ou para acompanhar a execução do serviço.