Vínculo de Produto na Importação do XML

Ao importar uma nota de entrada, o sistema tenta identificar automaticamente quais produtos do seu cadastro correspondem aos itens da nota. Quando não consegue identificar, você precisa fazer o vínculo manualmente antes de aceitar a nota.

Por que isso é necessário?

O fornecedor usa os códigos e descrições dele. Você usa os seus. O vínculo conecta o produto do fornecedor ao produto cadastrado no seu sistema, garantindo que a entrada no estoque, o custo e os preços de venda sejam aplicados no produto certo.

Onde ver a situação de cada item

Abra a nota e vá até a aba Produtos. Logo acima da lista existe uma legenda com os três indicadores que aparecem em cada item:

Ícone	Significado
✔ verde — Produto Vinculado	O item da nota já aponta para um produto do seu cadastro. Abaixo do nome da nota aparece a linha Sistema: com o nome do produto vinculado
$ verde — Produto com alteração de preço	O aceite dessa nota vai alterar o preço de venda desse produto
🚫 vermelho — Produto não vinculado	O item ainda não tem produto correspondente no cadastro. O nome fica em vermelho

Quando a nota tem itens que mudam preço de venda, aparece também o aviso Nota com alteração de preços de venda e o botão Exibir Alterações de Preços, que abre o relatório com todas as mudanças.

O sistema informa o critério usado no vínculo

Ao abrir um item da lista (clique no ícone de detalhe à esquerda da linha), o campo Produto no Sistema mostra o produto vinculado e, logo abaixo, uma mensagem dizendo por que aquele vínculo foi feito — inclusive a nota anterior que serviu de referência, quando for o caso:

Essas são as mensagens possíveis:

Mensagem	O que significa
Vinculado pelo código GTIN ’…’	O código de barras (GTIN/EAN) da nota é igual ao código de barras (ou ao código) de um produto do cadastro. É o critério mais confiável
Vinculado pelo nome do produto	O nome do item na nota é exatamente igual ao nome do produto cadastrado (a comparação ignora acentos, espaços e maiúsculas/minúsculas)
Vinculado pelo histórico de entrada e GTIN (NF Nº: X, GTIN Y)	Em uma nota anterior já aceita do mesmo fornecedor, esse mesmo GTIN foi vinculado a um produto. O sistema repetiu o vínculo e informa o número da nota usada como referência
Vinculado pelo histórico de entrada e Código (NF Nº: X, Código Y)	Igual ao anterior, mas usando o código do item no fornecedor em vez do GTIN
Vinculado pelo código do produto ’…’	O código do item na nota é igual ao código (ou código de barras) de um produto do cadastro
Vinculado manualmente	Você mesmo escolheu o produto
Desvinculado pelo usuário [nome]	Alguém removeu o vínculo desse item de propósito

Sobre a cor da mensagem

A mensagem aparece verde quando o vínculo foi feito por GTIN e amarela nos demais casos. Amarelo não é erro: é só um convite a conferir, porque nome, código e histórico são critérios menos exatos que o código de barras.

Em que ordem o sistema tenta

Para cada item ainda sem vínculo, o sistema tenta nesta sequência e para na primeira que der certo:

1. Código GTIN (código de barras) da nota
2. Nome exato do produto
3. Histórico de notas já aceitas do mesmo fornecedor (por GTIN ou por código do item)
4. Código do produto

O vínculo automático roda na importação da nota e é refeito a cada gravação, enquanto a nota estiver pendente. Itens que você vinculou ou desvinculou manualmente não são mexidos de novo.

Uso e consumo

Quando a natureza da operação escolhida no aceite é USO E CONSUMO, o sistema não faz vínculo nenhum: os produtos não entram no estoque e não é preciso vincular nada.

O mesmo vale item a item, para a nota em que só parte da compra é consumo interno: marcando USO E CONSUMO na natureza do item, o vínculo dele é desfeito e o vínculo automático deixa de considerá-lo enquanto a marcação valer.

Item sem vínculo

Quando o sistema não encontra correspondência, o item fica em vermelho na lista e, ao abri-lo, exibe o aviso “Esse produto não está vinculado a um produto no estoque do sistema”. O campo Produto no Sistema fica vazio e o campo Produto na Nota mostra a descrição que veio do fornecedor, para ajudar na identificação:

Como vincular manualmente

1. Acesse Documentos Fiscais → NF-e de Entrada e abra a nota (situação PENDENTE)
2. Vá até a aba Produtos
3. Clique no ícone de detalhe do item que está sem vínculo
4. No campo Produto no Sistema, busque e selecione o produto correspondente do seu cadastro
5. Clique em Salvar e use as setas ( › ) para passar ao próximo item

A mensagem do item passa a ser Vinculado manualmente.

Só dá para alterar antes do aceite

O vínculo só pode ser alterado enquanto a nota estiver DIGITADA, PENDENTE ou REJEITADA. Depois de aceita, o sistema recusa a alteração.

Desvincular um item de propósito

Se o sistema vinculou o produto errado, ou se você quer que aquele item vire um produto novo no cadastro (mesmo existindo um parecido), limpe o campo Produto no Sistema. O item passa a exibir Desvinculado pelo usuário [seu nome] e, a partir daí:

• o sistema não tenta mais vincular esse item automaticamente;
• no aceite, marcando Cadastrar automaticamente os não vinculados, ele é cadastrado como um produto novo, sem reaproveitar nenhum cadastro parecido.

Casos típicos: corrigir um vínculo errado, separar dois produtos parecidos do cadastro ou forçar o cadastro de um item que ainda não existe.

Mapeamento automático nas próximas notas

Depois que você vincula um item e aceita a nota, o sistema passa a usar essa nota como referência. Na próxima nota do mesmo fornecedor com o mesmo GTIN/código, o vínculo é feito sozinho — é o critério “histórico de entrada”.

A memorização é por GTIN/código do item, não pelo produto em si. Se o fornecedor mudar o GTIN ou o código daquele item, o sistema não reconhece o vínculo anterior e você precisará vincular de novo. E a referência só existe depois que a nota anterior foi aceita — vincular e deixar a nota pendente não ensina nada ao sistema.

Produtos com variação (grade)

Produtos com grade (variações por atributos, como Cor e Tamanho) funcionam de forma diferente: cada combinação é uma variação própria e o estoque é controlado por variação. Saiba mais em Grade e Variações.

Na nota do fornecedor, cada item normalmente representa uma combinação específica (por exemplo, “Capa de colchão - Casal - Zíper”). Ao vincular, você precisa apontar o item para a variação correta, e não apenas para o produto principal.

Como vincular um item à variação

1. No item sem vínculo, clique no campo Produto no Sistema e selecione o produto que possui grade
2. O sistema abre a seleção de variação, mostrando o nome do item como veio na nota para ajudar a identificar a combinação certa
3. Escolha a variação correspondente (a combinação de atributos)
4. O item passa a exibir o produto com a variação vinculada

Repita para cada item de variação. A entrada de estoque é lançada na variação selecionada, e o saldo do produto principal passa a ser a soma de todas as suas variações.

Quando a variação é vinculada automaticamente

O sistema reconhece a variação correta sozinho em duas situações:

• Já na 1ª nota: quando a variação (produto-filho da grade) tem GTIN ou código próprio cadastrado e a nota traz exatamente esse GTIN/código, o sistema vincula a variação certa automaticamente — mesmo na primeira vez.
• Pelo histórico do fornecedor: depois que você vinculou a variação manualmente e aceitou a nota uma vez, o sistema guarda esse vínculo. Nas próximas notas do mesmo fornecedor com o mesmo GTIN/código, a variação correta é vinculada automaticamente — você não precisa repetir o processo.

Em ambos os casos, a chave é o GTIN/código do item. Se o fornecedor mudar o GTIN ou o código daquele item, o vínculo automático não acontece e será preciso vincular a variação de novo.

Dados fiscais ao vincular uma variação

Ao vincular um item a uma variação, o sistema atualiza:

• NCM e CEST no produto pai (são dados fiscais compartilhados pela grade);
• preço, custo e código na variação que recebeu a entrada.

Por isso, se você editar a variação e notar que o NCM não mudou nela, está tudo certo: o NCM fica no produto pai.

Produtos com variação não são criados automaticamente

A opção “Cadastrar automaticamente os não vinculados” (na etapa de produtos do aceite) não cria produtos com grade. A nota do fornecedor não informa que um produto tem variação, então o sistema cadastraria um produto comum, sem variação.

Por isso, para produtos com grade, vincule manualmente cada item à variação correta antes de aceitar a nota. Se deixar para o cadastro automático, será criado um produto único e o controle por variação se perderá.

E se eu não vincular tudo?

Não é possível aceitar a nota deixando itens soltos. Enquanto houver produto não vinculado, a etapa Vínculo de produtos do aceite mostra quantos estão pendentes e o botão Avançar fica desabilitado. Você tem duas saídas:

• vincular manualmente os itens que faltam; ou
• marcar Cadastrar automaticamente os não vinculados, na barra da etapa, para o sistema cadastrar esses itens como produtos novos e vinculá-los automaticamente.

Vale a pena decidir com calma: o cadastro automático usa o nome, o NCM e a unidade que vieram da nota do fornecedor. Se o item já existe no seu estoque com outro nome, vincular manualmente evita produto duplicado.

Dicas

• Produto não encontrado: se o produto ainda não está cadastrado, você pode cadastrá-lo em Estoque → Produtos antes de voltar à nota — ou deixar o aceite cadastrar por você.
• Código do fornecedor: os campos Código, Código EAN (barras) e Produto na Nota mostram exatamente o que veio no XML, facilitando a identificação.
• Múltiplos fornecedores: o histórico é por fornecedor. O mesmo produto pode ter mapeamentos diferentes para cada fornecedor.
• Vários itens iguais na mesma nota: se a nota repete o mesmo produto em linhas diferentes, todas as linhas são vinculadas ao mesmo produto do cadastro.