Contas a Pagar

Controle o que a sua empresa tem a pagar — fornecedores, despesas fixas como luz, internet e folha de pagamento, taxas e impostos — com alertas de vencimento, relatórios e baixa de pagamentos integrada ao caixa.

Para acessar, abra o menu Financeiro e clique em Contas a Pagar. A tela funciona de forma muito parecida com a de Contas a Receber.

Na listagem você vê o número do lançamento, a situação de cada conta (pendente, quitada ou cancelada), a situação em dias (a vencer, vencendo hoje ou atrasada), a descrição, o valor total, a dívida que ainda resta e o vencimento. No rodapé, o sistema soma a dívida total e o total já pago das contas listadas.

Incluir uma conta manualmente

A maioria das contas a pagar pode entrar automaticamente (por exemplo, taxas de cartão e duplicatas de compra), mas você também pode cadastrar uma conta manualmente. Clique em Incluir — esse botão é o padrão para criar registros em qualquer tela do sistema — e preencha a aba Cadastro.

Descrição dos campos

• Pessoa — a quem a conta será paga (fornecedor, funcionário, prestador). Clique na lupa para selecionar.
• Descrição — identifica o título; pode ser o número do documento (boleto, nota) ou um texto livre.
• Vencimento — data em que a conta vence.
• Previsão de Pagamento e Data de Competência — campos opcionais. A competência permite indicar que a conta se refere a outro mês, diferente do mês do vencimento.
• Valor — valor total do título.
• Plano de Contas e Centro de Custo — classificam a despesa para os relatórios gerenciais.

O sistema já inicia a conta com a situação Pendente. Depois de preencher, clique em Salvar. Para alterar uma conta depois, basta abri-la novamente, mudar as informações e salvar.

Número do lançamento

Toda conta recebe um número de lançamento no momento em que é criada — tanto a conta incluída à mão quanto a gerada automaticamente, por importação ou por uma série de contas fixas. O número aparece na coluna Nº da listagem e no campo Nº Lançamento ao abrir a conta.

• A numeração segue a ordem de criação e é separada da numeração das contas a receber: cada uma começa em 1.
• Em um parcelamento ou em uma série com quantidade definida, as parcelas recebem números seguidos, a partir do número da primeira.
• O número é definido pelo sistema e não pode ser alterado. Cancelar ou excluir uma conta não libera o número dela para outra.
• Para localizar uma conta pelo número, digite só o número na busca da listagem. Também há o filtro Número do Lançamento.

Nota

O Nº Doc é outra coisa: é o número do documento de origem (boleto, nota), preenchido por você. O número do lançamento é gerado pelo sistema e identifica a conta mesmo quando não há documento.

As contas criadas antes desse recurso também são numeradas, na ordem em que foram criadas.

Contas fixas (periodicidade)

Para despesas que se repetem — luz, água, internet, aluguel — use a seção Periodicidade na inclusão da conta. Assim você gera vários lançamentos de uma vez ou deixa o sistema criar o próximo automaticamente.

1. Ao incluir a conta, escolha a Periodicidade (semanal, quinzenal, mensal, bimestral, trimestral, semestral ou anual).
2. Ao escolher a periodicidade, o sistema já marca Prazo indeterminado. Se você quer uma série que termina, desmarque a caixa e informe a quantidade de períodos (por exemplo, 12).
3. Preencha o restante dos dados (pessoa, descrição, primeiro vencimento e valor) e clique em Salvar.

Os dois modos são coisas diferentes

Quantidade definida — o sistema cria todas as contas na hora do Salvar, avançando o vencimento conforme a periodicidade. É uma série que já nasce inteira e termina ali: depois da última conta, nada mais é gerado automaticamente.

Prazo indeterminado — o sistema cria uma conta de cada vez, continuamente, sem data para acabar.

Como funciona o prazo indeterminado

• A próxima conta só nasce depois que a atual vence. Antes disso não existe nada a mais na listagem.
• A criação acontece de madrugada, todos os dias — não é imediata e não acontece no momento da baixa. Uma conta que vence hoje gera a próxima na madrugada seguinte.
• A próxima conta nasce independente de a atual ter sido paga. Conta atrasada não interrompe a série.
• Ela nasce como Pendente, copiando o valor e os demais dados da anterior. Se o valor varia todo mês (luz, água), é normal abrir a conta nova e ajustar o valor.

Como encerrar uma série indeterminada

A série continua enquanto existir uma conta em aberto gerando a próxima. Para encerrar, cancele ou exclua a última conta da série (a que ainda não gerou a seguinte). Sem ela, o sistema não tem de onde continuar e nenhuma conta nova é criada.

Vencimento nos dias 29, 30 e 31

Quando o mês seguinte não tem o dia do vencimento, a conta cai no último dia daquele mês e volta ao dia original no mês seguinte. Um vencimento dia 30, por exemplo, gera 30/01, 28/02, 30/03, 30/04 — a mudança vale só para o mês curto.

Isso vale para as periodicidades contadas em meses (mensal, bimestral, trimestral, semestral e anual). Semanal e quinzenal somam dias fixos (7 e 15), então o dia do mês não interfere.

Na listagem, contas fixas aparecem com um ícone de recorrência ao lado da descrição. Ao abrir a conta, a periodicidade também fica visível no painel de informações.

A opção Parcelas continua disponível para dividir um valor em várias parcelas. Não use Parcelas e Periodicidade ao mesmo tempo.

Dar baixa e registrar pagamentos

Para quitar uma conta de forma rápida, abra a conta e altere a situação para Quitada.

Você também pode registrar um pagamento: selecione a conta e clique em Pagamento.

Escolha a forma de pagamento (por exemplo, dinheiro), confira o valor e a data, e indique de qual caixa o valor vai sair. Como o pagamento de uma conta tira dinheiro de algum lugar, se você controla o caixa, indique de qual caixa fazer a baixa; se não controla caixa, é só não informar nada que o sistema apenas dá a baixa.

Também é possível registrar pagamentos parciais: informe um valor menor que a dívida. O total pago sobe, a dívida cai na mesma proporção e a conta continua pendente mostrando o saldo. Para quitar o restante, lance outro pagamento — quando o total pago cobre a dívida, a conta fica quitada.

O pagamento é lançado automaticamente no caixa. Veja também a baixa por forma de pagamento e a baixa automática alterando a situação.

Clonar uma conta

Para lançar um título parecido com outro que já existe — a mesma pessoa, a mesma descrição e o mesmo valor, só com outro vencimento, por exemplo — não precisa digitar tudo de novo. Na listagem, selecione a conta e clique em Clonar. O mesmo botão aparece ao abrir a conta.

O sistema cria uma conta nova e pendente, com o próximo número de lançamento, copiando os dados do título: pessoa, descrição, valor, vencimento, plano de contas, centro de custo, juros, multa e desconto. O que era da conta original não vai junto: pagamentos, quitação, cancelamento, parcelamento e série. A conta clonada abre em seguida para você ajustar o que precisar (normalmente o vencimento) e salvar.

Emitir recibo

Depois de pagar, você pode emitir um recibo da conta. O sistema gera o recibo automaticamente, para você entregar à pessoa como comprovante do pagamento.

Cancelar uma conta

Selecione a conta, clique em Cancelar e informe o motivo do cancelamento (há motivos já cadastrados para escolher). Confirme, e a conta é cancelada.

Filtros e relatórios

Na listagem, você pode filtrar as contas — por exemplo, pelo vencimento nos próximos sete dias. A listagem passa a mostrar só as contas daquele período e, no rodapé, exibe o total correspondente ao filtro.

Esse mesmo filtro funciona também nos relatórios: em Relatórios, escolha o mesmo critério de vencimento e clique em Visualizar relatório. O relatório pode ser agrupado por pessoa ou por vencimento, mostrando quanto há a pagar em cada dia. Ou seja, o filtro vale tanto na consulta quanto no relatório.

Importar contas em lote

Para trazer várias contas de uma planilha ou de outro sistema, use Opções > Importação. O mesmo modelo serve para contas a pagar e a receber. Veja Importação de contas.