Pedido

A tela de Pedidos é o coração do dia a dia de vendas. Por ela você cria pedidos, registra pagamentos, imprime, clona, cancela e ainda gera a nota fiscal a partir do pedido. Também é possível anexar arquivos ao pedido, enviar por e-mail ou WhatsApp e receber pagamentos online por link.

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Em poucos minutos você vê como dar baixa em um pagamento, criar um pedido, vender por código de barras, clonar e cancelar. Se preferir ler, o passo a passo completo está logo abaixo do vídeo.

Acessando os pedidos

No menu lateral, abra Vendas e clique em Pedidos.

Na Listagem aparecem todos os pedidos, cada um com a sua situação (Pendente, Fechado ou Cancelado), número, data, cliente, total, vendedor, produtos e os pagamentos já registrados. No rodapé, o sistema mostra o Total Vendido e o Total Pago do que está listado.

A coluna Tempo em Aberto mostra há quanto tempo o pedido está em andamento, contando desde a abertura. Enquanto está Pendente, o tempo aparece em destaque e continua correndo; quando o pedido é fechado (ou cancelado), o valor congela e passa a mostrar quanto tempo levou do começo ao fim. O mesmo dado aparece dentro do pedido aberto, na área de informações, como Em aberto há ou Tempo até o fechamento.

A barra de botões no topo concentra as principais ações:

• Incluir — cria um pedido novo.
• Abrir — abre o pedido selecionado para edição.
• Clonar — cria uma cópia de um pedido já existente.
• Excluir — remove um pedido.
• Imprimir — gera a impressão do pedido.
• Pagamento — registra o pagamento do pedido selecionado (ou de vários pedidos de uma vez).
• Opções — reúne as demais ações (gerar nota, cancelar, mesclar, enviar e mais).

Criando um pedido

Clique em Incluir para abrir o cadastro com os campos em branco. Situação, número e datas de criação e alteração são preenchidos automaticamente pelo sistema.

No bloco Cliente você pode informar o cliente e o vendedor responsável pela venda. Informar o cliente não é obrigatório: dá para fazer um pedido rápido só com os produtos. Se a empresa trabalhar com mais de uma moeda, é aqui que aparecem o tipo de moeda e a cotação.

Quando o cliente tem Inscrição Estadual, o bloco Cliente mostra também a marcação Consumidor final, que já vem marcada. Desmarque quando a empresa vai revender a mercadoria: a NF-e gerada pelo pedido sai com Consumidor final desmarcado e usa a tributação na venda para revenda dos produtos. Se ficar marcada, a NF-e sai como venda a consumidor final.

Logo abaixo, em Produtos, adicione os itens do pedido:

• Use a Consulta produto para localizar o item pelo nome ou pelo código de barras — ao digitar o código, se houver só um produto correspondente, ele é inserido automaticamente.
• Informe a quantidade e, se necessário, o valor unitário. Produtos que não têm valor unitário no cadastro permitem digitar o preço na hora da venda.
• Clique no botão + para incluir o item na lista. Repita para adicionar quantos produtos quiser.

Produtos com grade (variações) exigem escolher a variação antes de entrar no pedido. Ao adicionar um desses produtos, o sistema abre um diálogo para você selecionar a variação desejada (por exemplo, cor e tamanho). Você também pode bipar o código de barras da variação, que leva direto àquela variação, sem precisar do diálogo. O item entra na lista identificado como “PRODUTO - VARIAÇÃO”.

Se a venda também tiver serviços, use a aba Serviços da mesma forma — um pedido pode ter produtos e serviços juntos. O bloco Totais mostra o total e o total já pago em tempo real.

O campo Tabela de Preço define os preços dos itens: à vista, a prazo, atacado ou uma das tabelas de preço cadastradas. Ao escolher o cliente, a tabela dele entra sozinha e os itens são recalculados. Para trocar, escolha outra tabela e clique em Aplicar Tabela.

Depois de montar o pedido, clique em Salvar.

Outras informações

Na aba Outras Informações você encontra desconto, acréscimo, previsão de entrega (data e hora) e o campo de observações do pedido.

Anexando arquivos ao pedido

No pedido aberto, a aba Arquivos serve para guardar documentos ligados à venda — por exemplo PDF de orçamento, foto do produto, croqui, contrato assinado ou qualquer outro arquivo útil para o atendimento.

Salve o pedido antes

É preciso salvar o pedido pelo menos uma vez para liberar o envio de anexos. Em pedido novo, ainda sem número, a aba permite selecionar arquivos, mas o envio só funciona depois do primeiro Salvar.

Como enviar

1. Abra o pedido e vá na aba Arquivos.
2. Clique em Selecionar arquivo ou arraste o arquivo para a área indicada.
3. Confira a lista de Arquivos selecionados e clique em Enviar Arquivos.

Cada arquivo anexado mostra o nome, o tamanho, o tipo (por exemplo PDF), a data e hora do envio, quem enviou e quantas vezes o arquivo já foi baixado.

Baixar, copiar link e excluir

Na lista de anexos do pedido:

• Baixar — baixa o arquivo no computador.
• Copiar link — copia o link público do arquivo (quem tiver o link consegue abrir).
• Excluir — remove o anexo do pedido e do armazenamento.

Limites

• Até 10 arquivos por pedido.
• O tamanho máximo de cada arquivo e o espaço total da organização dependem do plano contratado. Se o envio for recusado por tamanho ou por cota, a mensagem na tela explica o motivo.

Os arquivos enviados no pedido também ficam disponíveis no Gerenciador de Arquivos da organização (menu Sistema > Arquivos), com a origem do pedido.

Registrando o pagamento

Com o pedido aberto (ou selecionado na listagem), clique em Pagamento.

Na janela de pagamento você escolhe as formas de pagamento — dinheiro, cartão de crédito, cartão de débito, Pix e outras em Ver mais opções. É possível combinar várias formas na mesma venda, por exemplo parte em dinheiro e o restante no Pix; o sistema calcula o saldo e o troco automaticamente.

No Resumo da venda, à direita, você confere o subtotal, pode aplicar desconto (em valor ou percentual) e vê o total a pagar, o total pago e o troco. Para concluir, clique em Finalizar Pagamento (ou pressione F12).

Pagamento parcial

Você não precisa quitar tudo de uma vez. Informe só o valor recebido e finalize: o pedido fica registrado como parcialmente pago, mostrando quanto ainda falta. Mais tarde é só abrir o pagamento de novo e concluir o restante.

Recebendo vários pedidos de uma vez

Quando o mesmo cliente tem várias compras em aberto, não é preciso pagar uma por uma. Na Listagem, marque os pedidos que quer receber e clique em Pagamento: abre a mesma janela de sempre, já somando o saldo de todos.

No Resumo da venda aparece a relação dos pedidos selecionados, cada um com o seu saldo, para você conferir antes de finalizar. Informe as formas de pagamento normalmente — o sistema distribui o valor recebido entre os pedidos, na ordem da lista, e fecha cada um deles.

Só entram no recebimento os pedidos Pendentes que ainda têm saldo. Se nenhum dos selecionados atender a essa condição, o sistema avisa; se algum deles não puder ser recebido (por exemplo, já foi fechado ou foi usado em uma mesclagem), a mensagem diz o número do pedido e o motivo.

O que muda quando são vários

Recebendo mais de um pedido de uma vez, o valor informado precisa quitar o saldo total — não dá para pagar só uma parte. Também não é possível parcelar, passar o cartão pelo TEF nem aplicar desconto ou acréscimo, porque essas informações pertencem a um pedido específico e o valor está sendo dividido entre vários. Se precisar de qualquer uma delas, receba aquele pedido separadamente.

Dinheiro pode passar do total: a diferença aparece como troco.

Pagamentos online

O sistema também gera um link de pagamento para o cliente pagar pela internet. Assim que o pagamento é identificado, o sistema dá a baixa e registra a operação na aba Transações Online. Para receber online é preciso configurar o integrador nas Formas de Pagamento.

Imprimindo o pedido

Clique em Imprimir para abrir o visualizador de impressão.

Há mais de um modelo disponível: a impressão A4 (folha inteira, com cabeçalho da empresa, produtos, pagamentos e totais) e a impressão em Cupom, para impressora pequena de bobina. Cada uma tem também uma versão Moderna, de visual mais atual. A partir do visualizador você pode imprimir, salvar em arquivo ou enviar por e-mail.

No celular, esse mesmo visualizador abre com a folha ajustada à largura da tela e traz um botão de maximizar, que mostra o documento ocupando a tela inteira. O botão ☰ troca o modelo de impressão mantendo o mesmo pedido, sem gerar tudo de novo. Os detalhes estão em Relatórios.

Linhas para assinatura

As linhas de assinatura do técnico (ou mecânico, em oficinas) e do cliente só saem na impressão da ordem de serviço. Em pedido e orçamento elas não aparecem.

Clonando um pedido

Para repetir uma venda parecida sem digitar tudo de novo, selecione o pedido e clique em Clonar. O novo pedido já vem com todos os produtos do original — basta ajustar o que precisar (por exemplo, trocar o cliente) e salvar.

Alterando um pedido já fechado

Depois que o pedido é fechado (ou cancelado), ele deixa de aceitar qualquer alteração que faça o sistema divergir do documento que já foi impresso ou enviado ao cliente. Ainda assim, o acompanhamento da venda continua liberado: é comum precisar anotar a hora em que a mercadoria foi entregue ou registrar uma observação depois da conclusão.

O que pode ser alterado por quem tem permissão de alterar pedidos:

• Data/Hora Início e Data/Hora Entrega
• Previsão de entrega
• Observação
• Nº do pedido do cliente
• Etiquetas do pedido
• Arquivos anexados
• Emitir NFSe automaticamente e Não enviar cobrança automática, que valem para os próximos documentos gerados a partir deste (cópia e renovação)

O que exige a permissão Altera documento fechado:

• Data/Hora Registro
• Dias de garantia
• Dados de entrega e de cobrança recorrente
• Dados da ordem de serviço e do contrato

O que não pode ser alterado de jeito nenhum:

• Cliente e vendedor
• Produtos, serviços e pagamentos
• Valores, desconto, acréscimo e comissão
• Tabela de preço, moeda, número e situação
• Dados das notas fiscais vinculadas

Na tela, os campos bloqueados aparecem esmaecidos e não aceitam digitação. Se ainda assim a alteração chegar ao sistema, ele recusa a gravação dizendo exatamente qual campo foi recusado.

E se eu precisar mesmo mudar o cliente ou um produto?

Nesse caso o caminho é cancelar o pedido e refazer. Assim fica registrado o que aconteceu, e o documento que o cliente recebeu continua batendo com o que está no sistema.

Menu Opções

O botão Opções reúne as demais ações do pedido.

As principais são:

• Gerar NF — gera a nota fiscal a partir do pedido. Com vários pedidos selecionados na listagem, gera uma nota só para todos (veja abaixo).
• Imprimir Cupons Sorteio — imprime cupons de sorteio da venda.
• Cancelar — cancela o pedido selecionado.
• Mesclar Pedidos — junta vários pedidos em um só.
• Enviar por email — envia o pedido por e-mail.
• Enviar cobrança (link pagamento) — envia ao cliente um link para pagar online. A cobrança automática vem dos Planos de Cobrança; para deixar o pedido de fora, marque Não enviar cobrança automática na aba Cobranças.
• Recalcular comissão — refaz o cálculo de comissão do vendedor.
• Vincula NF — associa o pedido a uma nota fiscal já existente.
• Importação / Exportação de Pedidos — importa ou exporta pedidos em arquivo.
• Funções de Caixa — abrir caixa, suprimento, sangria e fechamento de caixa.
• Configurar Colunas — escolhe quais colunas aparecem na listagem.
• Relatórios — abre os relatórios de pedidos.

Gerando nota fiscal a partir do pedido

Selecione o pedido na listagem, abra Opções e clique em Gerar NF.

O sistema abre a janela para escolher o tipo de nota fiscal:

• NF-e — Nota Fiscal Eletrônica (produtos).
• NFC-e — Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica.

Para cada tipo você decide entre:

• Gerar — cria a nota fiscal no sistema, sem enviar para autorização (útil para revisar antes).
• Autorizar — cria e já envia para autorização na SEFAZ/Prefeitura.

A NF-e é para quem revende?

Confira a marcação Consumidor final do bloco Cliente antes de fechar o pedido: depois de fechado, ela não muda mais. Se esqueceu, use Gerar em vez de Autorizar, desmarque Consumidor final na tela da NF-e, salve e autorize por lá.

Emissão automática da NFS-e

Com Emitir NFSe automaticamente marcado (aba Outras Informações, quadro Datas e Prazos), a NFS-e dos serviços sai sozinha quando o pedido fecha, seja pelo pagamento na tela, seja pelo PIX ou boleto confirmado pelo banco. Vale qualquer forma de pagamento, a não ser que todas as formas usadas estejam marcadas como Não emitir NFS-e automática no cadastro da forma de pagamento. O padrão da opção vem de Configurações.

Ligar a opção num pedido que já fechou não emite a nota: nesse caso use Gerar NF.

Uma nota para vários pedidos

Quando o cliente compra várias vezes e recebe uma nota só (no fim do mês, por exemplo), selecione na listagem os pedidos e ordens de serviço dele, abra Opções e clique em Gerar NF dos selecionados. A janela mostra os números dos documentos e o cliente; a partir daí, é só escolher o tipo de nota como em um pedido só.

A nota sai com:

• os itens de todos os documentos, em ordem de número, e dentro de cada documento na ordem dos itens, cada item com o número do seu documento;
• os pagamentos e as parcelas de todos eles;
• nas observações, a lista dos documentos que ela fatura.

Todos os documentos ficam vinculados à mesma nota e acompanham a situação dela.

Para sair na mesma nota, os documentos precisam:

• ser do mesmo cliente;
• estar fechados;
• não ter nota do mesmo tipo já emitida;
• ter itens do tipo da nota: produtos para NF-e e NFC-e, serviços para NFS-e.

Se algum documento não atender, o sistema avisa qual é e não gera a nota.

Número do pedido em cada item da nota

Cada item da nota gerada a partir de pedidos e ordens de serviço sai com o número do pedido e o número do item nele. É assim que o sistema de compras de quem compra confere a nota automaticamente, e numa nota de vários pedidos mostra de qual documento veio cada item.

Por padrão, vão o número do próprio pedido e a posição do item na lista (1, 2, 3…). A ordem dos itens pode ser ajustada arrastando-os na lista.

Quando o cliente compra com um número próprio (o pedido de compra dele), preencha Nº do pedido do cliente no quadro Informações do pedido: esse número vai no lugar do número do pedido. É o número que o cliente deu à compra no sistema dele, exigido por empresas que conferem a nota contra o pedido de compra; o campo aparece para empresas que emitem NF-e. Com ele preenchido, cada produto passa a mostrar o campo Item no pedido do cliente. Deixe 0 para usar a posição do item, ou digite o número que está no pedido do cliente, por exemplo 10, 20, 30.

O Nº do pedido do cliente pode ser informado mesmo depois de o pedido ser fechado. Já o número dos itens só muda enquanto o pedido está aberto: com ele fechado, use Gerar em vez de Autorizar, ajuste o número no item da nota e autorize pela tela da nota.

Notas emitidas a partir do pedido

Depois que a nota é gerada, abra o pedido e vá até a aba Notas emitidas. Ela mostra os dados da nota vinculada:

• Situação — se a nota está autorizada, pendente, rejeitada ou cancelada.
• Nº e Série — a numeração da nota.
• Chave — a chave de acesso, para consulta no portal da SEFAZ.
• Emissão — a data e a hora em que a nota foi emitida.

Também dá para imprimir o DANFE e enviar a nota por e-mail direto dali.

Esses dados acompanham a nota sozinhos: se você gerou a nota sem autorizar e depois autorizou pela tela da própria nota, ao voltar ao pedido a situação, a numeração, a chave e a data de emissão já aparecem atualizadas. O botão Sincronizar informações DF-e força essa atualização quando a nota ainda não está autorizada.

Cancelando um pedido

Selecione o pedido, abra Opções e clique em Cancelar.

O sistema pede o motivo do cancelamento — os motivos mais usados ficam salvos para agilizar. Depois de confirmar, o pedido passa para a situação Cancelado. Ao abri-lo, é possível ver o motivo e o operador responsável pelo cancelamento.

Nota de vários pedidos

Se a nota do pedido também fatura outros pedidos ou ordens de serviço, o sistema não deixa cancelar o pedido direto, porque isso cancelaria a nota de todos. Cancele antes a nota na tela de notas fiscais e depois cancele o pedido.